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Règlement financier


Adopté par la Conférence générale lors de sa 6e session et modifié lors de ses 7e, 8e, 10e, 12e, 14e, 16e, 17e, 19e, 22e, 23e, 24e, 25e, 26e, 28e, 30e, 31e, 35e et 38e sessions (*).




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Article premier - Champ d’application

1.1 Le présent Règlement régit la gestion financière de l’UNESCO. Les normes comptables applicables sont les Normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS).

Article 2 - Exercice financier

2.1 L’exercice financier pour les prévisions budgétaires est de deux années civiles consécutives dont la première est une année paire, et les états financiers vérifiés sont élaborés annuellement conformément aux normes IPSAS.

Article 3 - Budget ordinaire

3.1 Le Directeur général prépare les prévisions budgétaires pour l’exercice financier.

3.2 Les prévisions portent sur les recettes et les dépenses de l’exercice financier et sont exprimées en dollars des États-Unis d’Amérique.

3.3 Les prévisions budgétaires pour l’exercice financier sont divisées en titres, chapitres, sections et postes ; elles sont accompagnées des annexes explicatives et exposés circonstanciés que peut demander, ou faire demander, la Conférence générale ainsi que de toutes annexes et notes que le Directeur général peut juger utiles ou nécessaires.

3.4 Le Conseil exécutif examine les prévisions budgétaires préparées par le Directeur général et les soumet à la session ordinaire de la Conférence générale en formulant toutes recommandations qu’il juge opportunes. Les prévisions budgétaires doivent être transmises à tous les États membres et Membres associés de manière à leur parvenir trois mois au moins avant l’ouverture de la session ordinaire de la Conférence générale.

3.5 Le Directeur général soumet les prévisions budgétaires à l’examen du Conseil exécutif avant l’ouverture de la session ordinaire de la Conférence générale.

3.6 Les recommandations que formule le Conseil exécutif sur les prévisions budgétaires qui accompagnent le Projet de programme préparé par le Directeur général doivent être transmises aux États membres et aux Membres associés de manière à leur parvenir trois mois au moins avant l’ouverture de la session ordinaire de la Conférence générale.

3.7 La Conférence générale adopte le budget.

3.8 Le Directeur général peut présenter des prévisions supplémentaires chaque fois que les circonstances l’exigent. Ces prévisions sont préparées sous la même forme que les prévisions pour l’exercice financier et elles sont soumises au Conseil exécutif.

3.9 Les prévisions supplémentaires d’un montant ne dépassant pas au total 7,5 % des crédits ouverts pour l’exercice financier peuvent être approuvées provisoirement par le Conseil exécutif, lorsqu’il sera assuré que toutes les possibilités de réaliser des économies ou d’effectuer des virements à l’intérieur des titres I à VI du budget ont été épuisées, et sont soumises ultérieurement à la Conférence générale pour approbation définitive. Les prévisions supplémentaires dont le montant dépasse 7,5 % des crédits ouverts pour l’exercice financier sont examinées par le Conseil exécutif et soumises à la Conférence générale, accompagnées des recommandations que le Conseil jugerait opportunes.

Article 4 - Crédits inscrits au budget ordinaire

4.1 Par le vote des crédits, la Conférence générale autorise le Directeur général à engager des dépenses et à effectuer des paiements aux fins pour lesquelles les crédits ont été votés et dans la limite des montants alloués. L’approbation du Conseil exécutif est toutefois nécessaire pour les subventions et autres formes d’aide financière à d’autres organisations.

4.2 Les crédits sont utilisables pour engager des dépenses pendant l’exercice financier auquel ils se rapportent en cas de livraison au cours de cet exercice financier ou de l’année civile suivante, conformément à la résolution portant ouverture de crédits.

4.3 Des virements de crédits ne dépassant pas le montant total des crédits votés peuvent être effectués dans la mesure prévue par les dispositions de la résolution budgétaire adoptée par la Conférence générale.

Article 5 - Constitution des fonds du budget ordinaire

5.1 Les ouvertures de crédits, compte tenu des ajustements effectués conformément aux dispositions du paragraphe 2 de l’article 5, sont financées par les contributions des États membres, dont le montant est fixé d’après le barème de répartition établi par la Conférence générale. En attendant le versement de ces contributions, les ouvertures de crédits peuvent être financées au moyen du Fonds de roulement.

5.2 Lors du calcul des contributions des États membres, le montant des crédits votés par la Conférence générale pour l’exercice financier suivant est ajusté en fonction :

a) des crédits supplémentaires pour lesquels les contributions de chaque État membre n’ont pas été déterminées précédemment ;

b) de toute répartition du compte d’excédents/ déficits approuvée par la Conférence générale pour distribution aux États membres.

5.3 Lorsque la Conférence générale a adopté le budget et arrêté le montant du Fonds de roulement, le Directeur général doit :

a) transmettre les documents pertinents aux États membres ;

b) faire connaître aux États membres le montant des sommes qu’ils ont à verser au titre des contributions et des avances au Fonds de roulement ;

c) inviter les États membres à acquitter la moitié du montant de leurs contributions se rapportant aux deux années de l’exercice financier en même temps que le montant de leurs avances au Fonds de roulement.

5.4 A la fin de la première année civile de l’exercice financier biennal, le Directeur général invite les États membres à remettre l’autre moitié du montant de leurs contributions se rapportant à cet exercice financier.

5.5 Les contributions et avances sont considérées comme dues et exigibles en totalité dans les trente jours qui suivent la réception des communications du Directeur général mentionnées aux paragraphes 3 et 4 de l’article 5, ou le premier jour de l’année à laquelle elles se rapportent si cette dernière date est postérieure à la date d’expiration dudit délai de trente jours. Au 1er janvier de l’année suivante, le solde impayé de ces contributions et de ces avances sera considéré comme étant d’une année en retard. Les contributions sont comptabilisées en recettes au 1er janvier de l’année à laquelle elles se rapportent.

5.6 Les contributions au budget sont calculées pour partie en dollars des États-Unis et pour partie en euros, dans la proportion fixée par la Conférence générale, et sont payées dans ces monnaies ou dans d'autres selon ce que décide la Conférence générale. Les avances au Fonds de roulement sont calculées et versées dans la ou les monnaies fixées par la Conférence générale.

5.7 Les versements effectués par un État membre sont d’abord portés à son crédit au Fonds de roulement, puis viennent en déduction des contributions qui lui incombent en vertu de la répartition, en suivant pour ces déductions l’ordre chronologique desdites contributions.

5.8 Le Directeur général soumet à la Conférence générale lors de sa session ordinaire un rapport sur le recouvrement des contributions et des avances au Fonds de roulement.

5.9 Les nouveaux membres sont tenus de verser une contribution pour l’exercice financier au cours duquel ils deviennent membres ainsi que leur quote-part du total des avances au Fonds de roulement, suivant des taux que fixe la Conférence générale. Ces contributions sont comptabilisées en recettes pendant l’année pour laquelle elles sont dues.

Article 6 - Fonds du budget ordinaire

6.1 Il est établi un Fonds général où sont comptabilisées les dépenses de l’Organisation. Les contributions versées par les États membres en vertu du paragraphe 1 de l’article 5, les recettes autres/accessoires et tous prélèvements sur le Fonds de roulement destinés à financer les dépenses générales sont portés au crédit du Fonds général.

6.2 Il est établi un Fonds de roulement dont la Conférence générale arrête le montant et détermine l’objet de temps à autre. Le Fonds de roulement est alimenté par les avances des États membres ; ces avances, dont le montant est fixé d’après le barème établi par la Conférence générale pour la répartition des dépenses de l’UNESCO, sont portées au crédit des États membres qui les versent. Si un État membre se retire de l’Organisation, les sommes pouvant figurer à son crédit dans le Fonds de roulement sont affectées au règlement des obligations financières que cet État membre peut avoir envers l’Organisation. Le reliquat éventuel est restitué à l’État membre qui se retire de l’Organisation.

6.3 Les avances prélevées sur le Fonds de roulement pour financer des ouvertures de crédits au cours de l’exercice financier sont remboursées au Fonds dès que des recettes deviennent disponibles à cette fin et dans la mesure où ces recettes le permettent.

6.4 Sauf lorsque ces avances sont recouvrables par d’autres moyens, des prévisions supplémentaires sont présentées en vue de rembourser les avances prélevées sur le Fonds de roulement pour couvrir des dépenses imprévues et extraordinaires.

6.5 Le Directeur général peut constituer des fonds de dépôt, des comptes de réserve et des comptes spéciaux ; il en rend compte au Conseil exécutif.

6.6 L’autorité compétente doit définir d’une manière précise l’objet et les conditions de constitution de chaque fonds de dépôt, de chaque compte de réserve et de chaque compte spécial. Le Directeur général peut, s’il en est besoin, eu égard à l’objet d’un fonds de dépôt, d’un compte de réserve ou d’un compte spécial, établir un règlement financier particulier régissant la gestion du fonds ou compte considéré ; il en rend compte au Conseil exécutif, qui, le cas échéant, formule à son intention des recommandations appropriées à ce sujet. Sauf dispositions contraires, ces fonds et comptes sont gérés conformément au présent Règlement financier.

Article 7 Recettes - Autres sources

7.1 Toutes les autres sources de recettes excepté :

a) les contributions au budget ;

b) les remboursements directs de dépenses effectuées au cours de l’exercice financier ; et

c) les avances ou les dépôts à des fonds sont classés conformément à la présentation des états financiers requise par les normes IPSAS et versés au Fonds général au titre du compte d’excédents/déficits des États membres.

7.2 Les intérêts des placements, notamment des placements du Fonds de roulement, sont considérés comme des recettes de placements et versés au Fonds général au titre du décompte excédents/déficits des États membres.

7.3 Le Directeur général peut accepter des contributions volontaires, dons, legs et subventions, qu’ils soient ou non en espèces, à condition qu’ils soient offerts à des fins compatibles avec la ligne de conduite, les buts et l’activité de l’Organisation et que l’acceptation de ces contributions volontaires, dons, legs et subventions lorsqu’ils entraînent, soit directement, soit indirectement, des engagements financiers supplémentaires pour l’Organisation, soit permise par le Conseil exécutif.

7.4 Les sommes reçues à des fins spécifiées par le donateur sont considérées comme fonds de dépôt ou inscrites à un compte spécial conformément aux dispositions des paragraphes 5 et 6 de l’article 6.

7.5 Le Directeur général peut recevoir des contributions en espèces versées par les États qui, sans être membres ou Membres associés, participent à certaines activités de programme ou bénéficient de certaines facilités ou de services de la part de l’Organisation ; il en rend compte au Conseil exécutif.

7.6 Les sommes reçues sans que leur destination ait été spécifiée sont créditées au sous-compte général du compte spécial pour les contributions volontaires.

Article 8 - Dépôt des fonds

8.1 Le Directeur général désigne la banque ou les banques dans lesquelles doivent être déposés des fonds de l’Organisation.

Article 9 - Placement des fonds

9.1 Le Directeur général place à court terme les fonds qui ne sont pas nécessaires pour faire face à des besoins immédiats ; il fournit dans les comptes annuels de l’Organisation des informations sur ces placements.

9.2 Le Directeur général est autorisé à placer à long terme les sommes figurant au crédit des fonds de dépôt, des comptes de réserve et des comptes spéciaux selon les décisions de l’autorité compétente en ce qui concerne chacun de ces fonds ou de ces comptes. 9.3 Les recettes provenant des placements sont affectées comme il est prévu par les règles relatives à chaque fonds ou à chaque compte.

Article 10 - Contrôle intérieur

10.1 Le Directeur général :

a) fixe dans leur détail les règles, modes de fonctionnement et méthodes à observer en matière de finances, de manière à assurer une gestion financière efficace et économique et à préserver les actifs de l’Organisation ;

b) désigne les fonctionnaires autorisés à recevoir des fonds, à engager des dépenses et à effectuer des paiements au nom de l’Organisation ;

c) établit un système de contrôle interne en vue d’assurer la réalisation des objectifs et buts fixés pour les opérations, l’utilisation rationnelle des ressources, la fiabilité et l’intégrité des informations, le respect des politiques, plans, procédures, règles et règlements, et la préservation des actifs ;

d) établit un système de supervision interne chargé d’assurer l’examen, l’évaluation et le suivi de la qualité et de l’efficacité de l’ensemble des systèmes de contrôle interne de l’Organisation. À cette fin, tous les systèmes, processus, opérations, fonctions et activités de l’Organisation sont ainsi examinés, évalués et suivis.

10.2 Aucune dépense ne peut être engagée avant que les affectations de crédits aient été effectuées ou que d’autres autorisations, suffisantes à cette fin, aient été données, également par écrit et sous l’autorité du Directeur général.

10.3 Le Directeur général peut prescrire le versement à titre gracieux des sommes qu’il juge nécessaire d’allouer dans l’intérêt de l’Organisation, à condition qu’un état de ces paiements soit présenté à la Conférence générale avec les comptes de l’exercice financier.

10.4 Le Directeur général peut, après une enquête approfondie, autoriser à passer par profits et pertes le montant des pertes de fonds, stocks et autres avoirs, à condition qu’un état de toutes les sommes ainsi passées par profits et pertes soit soumis au Commissaire aux comptes en même temps que les comptes de l’exercice financier.

10.5 Les soumissions relatives à l’équipement, au matériel et à tous autres besoins sont provoquées par voie d’annonces, sauf lorsque le Directeur général estime que l’intérêt de l’Organisation justifie une dérogation à cette règle.

Article 11 - Comptabilité et états financiers

11.1 Le Directeur général fait tenir la comptabilité nécessaire et présente les états financiers suivants conformément aux normes IPSAS :

(a) l’état de la situation financière ;

(b) l’état de la performance financière ;

(c) l’état des variations de l’actif net/situation nette ;

(d) les tableaux des flux de trésorerie ;

(e) l’état de la comparaison entre les montants inscrits au budget et les montants réalisés pour la période considérée ;

(f) les notes, y compris un résumé des conventions comptables importantes.

En outre, le Directeur général

(a) présente un état des ouvertures de crédits montrant :
(i) les ouvertures de crédits initiales ;
(ii) les ouvertures de crédits modifiées par des virements ;
(iii) les crédits, s’il s’en trouve, autres que ceux qui ont été ouverts par la Conférence générale ;
(iv) les sommes imputées sur ces crédits et/ou d’autres crédits ; et

(b) fournit également tous autres renseignements propres à indiquer la situation financière de l’Organisation à la même date.

11.2 Les comptes de l’Organisation sont présentés en dollars des États-Unis d’Amérique. Toutefois, des écritures peuvent être tenues en toutes monnaies, selon ce que le Directeur général peut juger nécessaire.

11.3 Des comptabilités appropriées sont tenues séparément pour tous les fonds de dépôt, comptes de réserve et comptes spéciaux.

11.4 Le Directeur général soumet les états financiers annuels au Commissaire aux comptes au plus tard le 31 mars qui suit la fin de l’année considérée.

Article 12 - Vérification extérieure des comptes

12.1 Un Commissaire aux comptes qui est le vérificateur général des comptes d’un État membre (ou un fonctionnaire de titre équivalent) est nommé par la Conférence générale selon les modalités qu’elle détermine et pour le contrôle des comptes des six années suivant sa nomination. A sa session qui précède immédiatement la fin du mandat du Commissaire aux comptes, la Conférence générale nomme à nouveau un Commissaire aux comptes.

12.2 Si le Commissaire aux comptes cesse d’occuper dans son pays le poste de vérificateur général des comptes, son mandat de Commissaire aux comptes prend alors fin et il est remplacé dans cette fonction par son successeur au poste de vérificateur général. Hormis ce cas, le Commissaire aux comptes ne peut pas être déchargé de ses fonctions pendant le temps de son mandat, si ce n’est par la Conférence générale.

12.3 La vérification des comptes est effectuée selon les normes usuelles généralement acceptées en la matière et, sous réserve de toutes directives spéciales de la Conférence générale, en conformité avec le mandat additionnel joint au présent Règlement.

12.4 Le Commissaire aux comptes a la faculté de formuler des observations sur l’efficacité des procédures financières, sur le système comptable, sur les contrôles financiers intérieurs et, en général, sur l’administration et la gestion de l’Organisation.

12.5 Le Commissaire aux comptes est entièrement indépendant et seul responsable de la conduite du travail de vérification.

12.6 La Conférence générale peut demander au Commissaire aux comptes de procéder à certains examens spécifiques et de déposer des rapports distincts sur leurs résultats. Le Conseil exécutif, agissant sous l’autorité de la Conférence générale, a la même faculté.

12.7 Le Directeur général fournit au Commissaire aux comptes toutes les facilités dont il peut avoir besoin pour effectuer la vérification.

12.8 Pour procéder à un examen local ou spécial ou pour réaliser des économies sur les frais de vérification, le Commissaire aux comptes peut faire appel aux services de tout vérificateur général des comptes (ou fonctionnaire de titre équivalent) ou aux services d’experts comptables agréés de réputation établie ou de toute autre personne ou firme qui, de l’avis du Commissaire aux comptes, possède les qualifications techniques voulues.

12.9 Le Commissaire aux comptes établit un rapport sur la vérification des états financiers annuels et des tableaux y relatifs, dans lequel il consigne les renseignements qu’il juge nécessaires sur les questions visées à l’article 12.4 du Règlement financier et dans le mandat additionnel.

12.10.1 Les rapports du Commissaire aux comptes, ainsi que les états financiers vérifiés annuels se rapportant à la première année de l’exercice biennal, sont transmis par l’intermédiaire du Conseil exécutif, accompagnés des observations qu’il juge nécessaires, à la Conférence générale pour approbation.

12.10.2 Les rapports du Commissaire aux comptes, ainsi que les états financiers vérifiés annuels se rapportant à la deuxième année de l’exercice biennal, sont transmis au Conseil exécutif, agissant sous l’autorité de la Conférence générale, pour approbation. Dans ce cas, le Conseil exécutif peut décider de porter à l’attention de la Conférence générale les questions qu’il juge nécessaires concernant les rapports du Commissaire aux comptes et les états financiers vérifiés annuels.

12.11 Le Commissaire aux comptes vérifie les comptes relatifs aux fonds pour lesquels le Directeur général peut exceptionnellement juger cette vérification nécessaire.

Article 13 - Résolutions entraînant des dépenses

13.1 Aucun comité, aucune commission ni aucun autre organe compétent ne peut prendre une décision entraînant des dépenses sans avoir été saisi d’un rapport du Directeur général sur les incidences administratives et financières de la proposition examinée.

13.2 Lorsque le Directeur général estime qu’il n’est pas possible d’imputer sur les crédits ouverts les dépenses envisagées, celles-ci ne peuvent être engagées avant que la Conférence générale ait voté les crédits nécessaires.

Article 14 - Dispositions générales

14.1 Le présent Règlement entrera en vigueur à compter du 1er janvier de l’année qui suit son adoption par la Conférence générale ; il ne pourra être modifié que par la Conférence générale.

14.2 En cas de doute quant à l’interprétation et à l’application de l’un quelconque des articles du présent Règlement, le Directeur général a pouvoir pour décider.

14.3 L’application d’un ou plusieurs articles du présent Règlement ne peut être suspendue que par décision de la Conférence générale prise à la majorité des deux tiers des membres présents et votants. La Conférence générale précise la durée de cette suspension.

Article 15 - Dispositions particulières

15.1 Pour la préparation du budget, le Directeur général se tient en contact avec le Secrétaire général des Nations Unies, conformément aux dispositions de l’article XVI, section 3 a, de l’Accord entre l’Organisation des Nations Unies et l’UNESCO.

15.2 Les dispositions d’application du présent Règlement, établies par le Directeur général, devront être communiquées au Conseil exécutif pour approbation.

Annexe : Mandat additionnel régissant la vérification des comptes


_______

(*) Voir 6 C/Rés., p. 58, 59, 65 et 73-77 ; 7 C/Rés., p. 96 et 124-127 ; 8 C/ Rés., p. 17 et 18 ; 10 C/Rés., p. 65-67 ; 12 C/ Rés., p. 97 ; 14 C/ Rés., p. 114 ; 16 C/Rés., p. 105 et 106 ; 17 C/Rés., p. 129 ; 19 C/ Rés., p. 102 ; 22 C/Rés., p. 119- 120 ; 23 C/Rés., p. 129-131 ; 24 C/ Rés., p. 187 et 193-194 ; 25 C/Rés., p. 214-215 ; 26 C/Rés., p. 155 ; 28 C/Rés., p. 129, 139 et 140 ; 30 C/Rés., p. 101 ; 31 C/Rés., p. 104 ; 35 C/Rés., p. 95. 102 ; 38 C/Rés., p. 77-78

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